En co-intervention, Mise en place d’une piste d’audit fiable

L’exigence de mise en place d’une PAF – Piste d’Audit Fiable – au sein des entreprises a été instaurée en application de la directive 2010/45/UE par l’article 289 du CGI et une instruction datant de 2013 republiée en 2018. Il s’agit d’une condition de déductibilité de la TVA, ce qui implique, en cas de défaillance, la possible remise en cause de ce droit sur plusieurs exercices et des conséquences financières lourdes pour le contrevenant (qui sera notamment dans l’obligation de restituer la TVA indûment déduite sur les exercices considérés).

Les dispositions de l’article 289 du CGI précisent, concernant les factures :

V. – L’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation.

VII. – Pour satisfaire aux conditions prévues au V, l’assujetti peut émettre ou recevoir des factures :

1° Soit sous forme électronique en recourant à toute solution technique autre que celles prévues aux 2° et 3°, ou sous forme papier, dès lors que des contrôles documentés et permanents sont mis en place par l’entreprise et permettent d’établir une piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestation de services qui en est le fondement ;

2° Soit en recourant à la procédure de signature électronique avancée définie au a du 2 de l’article 233 de la directive 2006/112/CE du Conseil du 28 novembre 2006 précitée en ce qui concerne les règles de facturation. Un décret précise les conditions d’émission, de signature et de stockage de ces factures ;

3° Soit sous la forme d’un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque, dans des conditions précisées par décret.

La Piste d’Audit Fiable doit donc donner la possibilité de :

Reconstituer, dans un ordre chronologique la totalité du processus de facturation, depuis son origine jusqu’au document facture c’est-à-dire de reconstituer le processus documenté d’une opération et de relier les différents documents de ce processus ;
Garantir que la facture émise ou reçue reflète l’opération qui a eu lieu, en permettant d’établir un lien entre la facture et la livraison de biens ou la prestation de services qui la fonde ;
Justifier toute opération par une pièce d’origine à partir de laquelle il doit être possible de remonter par un cheminement ininterrompu à la facture et réciproquement.

Autrement dit, dès lors qu’un processus de facturation (papier et/ou numérique) ou de paiement existe, la piste d’audit consiste pour l’émetteur de la facture ou celui qui l’honore à pouvoir justifier et retracer comptablement chaque étape, de la commande à la facturation ou à son paiement, et inversement.

Nécessitant un process précis et structuré de documentation et de classement des éléments comptables, la mise en place et la sécurisation de la piste d’audit nécessitent une analyse précise des flux de réalisation du Chiffre d’affaires et de facturation. Bien conçue dès l’origine, elle peut être un véritable outil de gestion et d’amélioration continue, sécurisant au surplus le droit à déduction de la TVA.

Nous intervenons, aux côtés d’un cabinet spécialisé, aux fins de vous aider à élaborer et suivre votre Piste d’Audit et en assurer la Fiabilité.